Uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para minimizar a dificuldade de manutenção do padrão de realização e qualidade das suas atividades é a definição do Procedimento Operacional Padrão (POP).
Pois, quando uma empresa não tem suas atividades padronizadas, devido à maneira particular de cada um enxergar diferente como um processo deve ser executado, consequentemente está suscetível à ocorrência de variabilidade na forma de realização de seus processos pelos seus colaboradores – principal causa dos desvios de qualidade que podem ocorrer na entrega de um produto ao cliente.
O POP é muito útil uma vez que após atividades de mapeamento e melhorias de processos, faz-se necessário a utilização de alguma ferramenta que padronize e mantenha a entrega da qualidade desejada pela empresa e pelos clientes se faz necessária para manutenção da sua satisfação e fidelização.
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O POP é um documento que expressa detalhadamente um roteiro padronizado para realizar um determinado processo, com objetivo de minimizar os desvios de execução das atividades essenciais e manter a qualidade na entrega do produto final.
Além de um passo-a-passo das atividades, o POP também deve conter informações sobre:
- Objetivo do processo, do cargo ou cargos responsáveis pelo sua execução;
- Recursos necessários para sua realização, do local de execução;
- Cuidados especiais a serem tomados;
- Dentre outras informações que a organização julgar interessante para orientação do trabalho do colaborador.
Como criá-lo?
O procedimento operacional padrão (POP) destina-se ao executor do processo, por isso deve ser um documento simples, objetivo e que esteja em consonância com o grau de instrução do cargo executor das atividades.
Para isso, algumas medidas são aconselháveis para elaboração de um POP, como as descritas a seguir:
- O ideal é que a construção do POP seja realizada com a colaboração dos envolvidos no processo, pois eles devem ser os maiores entendedores do processo e sabem quais as principais deficiências que podem ser minimizadas ou sanadas;
- A empresa não deve copiar procedimentos padrão de outras organizações ou de livros, visto que cada empresa possui suas particularidades e elas devem estar inseridas e adaptadas à realidade de seus processos;
- Os procedimentos operacionais padrão (POPs) devem ser revisados periodicamente (aconselhável duas vezes no ano), para que a empresa possa realizar uma análise crítica e verificar a aplicabilidade deles nas condições atuais, como também verificar se seus procedimentos estão sendo seguidos.
Orientações Finais
Ficou interessado em padronizar e documentar seus processos através dos Procedimentos Operacionais Padrão?
Sugiro que leia o artigo “O que é e como realizar Mapeamento de Processos” para aprender como analisar e melhorar seus processos através do mapeamento.
Em seguida, baixe o nosso “modelo de POP” para aplicá-lo a sua empresa.
