No nosso dia a dia acabamos perdendo muito tempo e nos estressando bastante devido ao surgimento de problemas, sejam pessoais ou empresarias. E o pior, eles aparecem quando menos esperamos, juntando-se a um grupo de problemas que ainda não foram resolvidos – tornando tudo mais difícil. Uma ferramenta que pode nos ajudar com isso é a Matriz GUT.
Entendemos, portanto, que resolver os problemas é sempre uma questão delicada. Por isso, nós, empresários (envoltos a tudo isso), na maioria das ocasiões, ficamos sem saber o que fazer ou até mesmo por onde começar a resolver estes problemas de gestão.
Certamente, seria bom se existisse uma “fórmula mágica” ou um instrumento que nos auxiliasse neste processo de tomada de decisão e resolução de problemas, não é mesmo? E ela existe! Apresento a vocês a Matriz GUT.
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de análise de Gravidade, Urgência e Tendência, utilizada para identificação e priorização de problemas, bastante usada no meio empresarial como fonte de coleta de informações, instrumento de apoio para tomadas de decisões estratégicas e ferramenta de gestão de projetos.
Assim, tal abordagem, possibilita que os problemas da nossa empresa sejam solucionados de uma forma mais criteriosa e estratégica, gerando melhores resultados e menores impactos – das consequências oriundas destes problemas.
Para que serve?
A Matriz GUT serve para priorizar (ou classificar) os problemas da sua empresa de forma estratégica, fazendo uso de importantes critérios como:
- Gravidade (do problema)
- Urgência (de resolução dele)
- e Tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).
Nesse sentido, é por meio dessa análise e priorização dos problemas, que você se sentirá mais confortável para começar a resolver as dificuldades da sua empresa de uma maneira mais organizada, evitando possíveis complicações, exageros e estresses que possam vir a surgir.
Como utilizar a Matriz GUT?
Para utilizar a Matriz GUT devemos seguir 3 passos, são eles:
1# Passo: Listar os Problemas
Você deve listar todos os problemas que você deseja resolver. A orientação é que não haja nenhum tipo de filtro nesta etapa, ou seja, devemos listar todos e quaisquer dificuldades sem considerar sua importância ou os recursos necessários para solucioná-las.
2# Passo: Pontuar os Problemas
Depois de listar os problemas, devemos pontuar cada item listado na Matriz GUT com base na classificação das dificuldades, estabelecida por meio de três critérios:
- Gravidade
- Urgência
- Tendência
Gravidade: A gravidade está relacionada ao grau de intensidade que o problema pode vir a causar, caso não seja resolvido. Tal avaliação pode ser feita com base em números ou qualidade. Ou seja, a falência da sua empresa pode ser um problema grave, enquanto, a não entrega de um relatório tenha uma nível baixo de gravidade. Para facilitar esta classificação, devemos pontuar os problemas com uma escala que varia de 1 a 5, onde no qual:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência: A urgência se refere ao prazo e a velocidade com a qual esta dificuldade pode e deve ser solucionada. Definiremos, então, se o problema pode aguardar uma resolução (não sendo tão urgente) ou ele é extremamente urgente, necessitando de ação imediata e, para isto, usaremos a seguinte escala de priorização:
- Pode esperar
- Pouco urgente
- Urgente, merece atenção no curto prazo
- Muito urgente
- Extremamente urgente
Tendência: Neste ponto analisamos a tendência de evolução de cada problema. Buscaremos identificar se eles tenderão a piorar ou permanecerão inalterados, ou seja, “Como eles irão se comportar com o passar do tempo?”. Para tal, obedeceremos a escala de pontuação a seguir:
- Não irá mudar
- Irá piorar a longo prazo
- Irá piorar a médio prazo
- Irá piorar a curto prazo
- Irá piorar rapidamente
3# Passo: Classificar os Problemas
Ao terminarmos de pontuar cada problema, com base nos três critérios de análise (Gravidade, Urgência e Tendência), devemos multiplicar as pontuações de cada item para obter um resultado geral por problema.
Como exemplo, podemos tomar o caso do problema de “não entrega do relatório do projeto dentro do prazo”. Durante a priorização deste problema, estabelecemos que ele teve grau 5 para os três itens Gravidade, Urgência e Tendência. Neste caso, o problema em questão receberá a pontuação final de 125 (5 x 5 x 5 = 125).
Sendo assim, após calcularmos a pontuação geral de cada problema, devemos criar um ranking com todos os problemas, classificando-os do maior para o menor. De posse deste ranking, agora é a hora de arregaçar as mangas e mãos à obra! Mas lembre-se, priorize a resolução dos problemas com maior pontuação.
Confira as 5 Dicas para realizar uma gestão empresarial eficiente, que separamos para você!
Como melhorar ainda mais os resultados obtidos pela Matriz GUT?
Se você chegou até aqui, você já deve conhecer o que é a Matriz GUT. Ou seja, já sabe para que serve e como pode ajudar a resolver os problemas da sua empresa. Já que, ela gera um direcionamento para qual problema deve ser resolvido primeiro. Isso, é claro, com base na ótica da Gravidade, Urgência e Tendência de cada uma das dificuldades.
Dessa maneira, para obter resultados ainda melhores para a resolução dos problemas da sua empresa, após a utilização da Matriz GUT, busque analisar quais são os recursos (humanos, financeiros e materiais) necessários para resolver cada um dos obstáculos e elabore um plano de ação com prazos e pessoas responsáveis para solucionar cada problema.
Gostou do Conteúdo? Viu como uma ferramenta simples como a Matriz GUT pode melhorar os resultados da sua empresa? Coloque aqui também seus comentários, queremos saber a sua opinião.
